信息交流組織應(yīng)建立、實(shí)施并保持一套程序，用于有關(guān)其環(huán)境因素和環(huán)境管理體系的a)組織內(nèi)各層次和職能間的內(nèi)部信息交流；b）與外部相關(guān)方聯(lián)系的接收、文件形成和答復(fù)。組織應(yīng)決定是否就其重要環(huán)境因素進(jìn)行外部溝通，并將其決定形成文件。

如果決定進(jìn)行溝通，組織應(yīng)建立并實(shí)施外部信息交流的方法。文件環(huán)境管理體系文件應(yīng)包括：a)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b)環(huán)境管理體系范圍的描述；c）對管理體系主要要素及其相互作用的描述，及相關(guān)文件的引用；d)本所要求的文件，包括記錄；e）組織所確定的，為確保與其重要環(huán)境因素有關(guān)的過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所必需的文件，包括記錄。

文件控制環(huán)境管理體系及本所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)5.4的要求予以控制。組織應(yīng)建立、實(shí)施并保持一套程序，用于：a)文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)，以確保文件是充分與適宜的；b)必要時對文件進(jìn)行評審與更新，并再次批準(zhǔn)；c)確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；e)確保文件保持清晰，易于識別；f)確保由組織確定的、對其環(huán)境管理體系的策劃和運(yùn)行所必需的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；g)防止作廢文件的非預(yù)期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。