票據(jù)交接和月度對(duì)賬是代理記賬里容易被省略的兩步，也是后續(xù)賬實(shí)不符的根源。我們把交接做成固定動(dòng)作，每月按同一套表單核對(duì)，賬做完就能對(duì)上銀行和往來。

票據(jù)交接按固定節(jié)奏走

交接頻率建議按月，業(yè)務(wù)量大的按半月。交接內(nèi)容包括銷項(xiàng)發(fā)票、進(jìn)項(xiàng)發(fā)票、銀行回單、支出票據(jù)、工資表、社保繳納記錄。每一項(xiàng)都要有份數(shù)或者金額的交接記錄，雙方簽字確認(rèn)，避免后續(xù)出現(xiàn)「票給了沒入賬」的爭(zhēng)議。

電子票據(jù)的交接方式不同。全電發(fā)票推行后，銷項(xiàng)和進(jìn)項(xiàng)多數(shù)可以在電子稅務(wù)局下載，交接的重點(diǎn)從「送票」變成「授權(quán)」。會(huì)計(jì)取得開票數(shù)據(jù)的查詢權(quán)限，按月導(dǎo)出，與企業(yè)確認(rèn)無誤后入賬。紙質(zhì)票據(jù)仍然存在的，拍照或者掃描留存，原件按年歸檔。

交接時(shí)要把異常票據(jù)挑出來。抬頭錯(cuò)、稅號(hào)錯(cuò)、項(xiàng)目與業(yè)務(wù)不符、連號(hào)缺失，這幾類票據(jù)入賬后要做進(jìn)項(xiàng)轉(zhuǎn)出或者補(bǔ)開，越晚處理越麻煩。我們?cè)诮唤迎h(huán)節(jié)做一次初篩，把有問題的票據(jù)退回，當(dāng)月處理完。

月度對(duì)賬對(duì)哪幾組數(shù)

對(duì)賬不是把報(bào)表看一遍，而是把四組數(shù)逐組對(duì)上。一組是銀行賬與企業(yè)賬，按銀行對(duì)賬單逐筆核對(duì)，未達(dá)賬項(xiàng)編制余額調(diào)節(jié)表；第二組是往來賬，應(yīng)收應(yīng)付按客戶和供應(yīng)商逐戶核對(duì)；第三組是存貨，賬面數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)核對(duì)；第四組是稅額，申報(bào)表與賬面計(jì)提數(shù)核對(duì)。

1. 銀行存款：對(duì)賬單余額與賬面余額，差異逐筆說明。
2. 應(yīng)收應(yīng)付：按戶核對(duì)余額與賬齡，超期款項(xiàng)單獨(dú)列出。
3. 存貨：賬面結(jié)存與實(shí)盤數(shù)，差異查明原因后調(diào)整。
4. 應(yīng)交稅費(fèi)：計(jì)提數(shù)、申報(bào)數(shù)、實(shí)繳數(shù)三者對(duì)齊。
5. 收入成本：開票收入、賬面收入、申報(bào)收入三者比對(duì)。

四組數(shù)里，銀行賬容易出問題。企業(yè)老板個(gè)人卡收付貨款、備用金長期不清理、POS機(jī)結(jié)算款未及時(shí)入賬，這三類情形會(huì)讓銀行賬長期對(duì)不上。對(duì)賬時(shí)發(fā)現(xiàn)的，當(dāng)月做調(diào)整分錄，不要拖到年末。

月末結(jié)賬的六個(gè)動(dòng)作

對(duì)賬完成才結(jié)賬。結(jié)賬動(dòng)作包括計(jì)提折舊、攤銷無形資產(chǎn)、結(jié)轉(zhuǎn)成本、計(jì)提稅金、結(jié)轉(zhuǎn)損益、生成報(bào)表。六個(gè)動(dòng)作按順序做，前一個(gè)沒完成，后一個(gè)的數(shù)據(jù)就不準(zhǔn)。

成本結(jié)轉(zhuǎn)的方法要與企業(yè)的業(yè)務(wù)形態(tài)匹配。貿(mào)易企業(yè)按進(jìn)貨成本結(jié)轉(zhuǎn)，制造企業(yè)按料工費(fèi)歸集，服務(wù)企業(yè)按項(xiàng)目歸集人工與支出。方法一旦確定，各期保持一致，變更要有合理理由并在報(bào)表附注說明。

結(jié)轉(zhuǎn)損益之后，資產(chǎn)負(fù)債表和利潤表的勾稽關(guān)系要能對(duì)上。未分配利潤的本期增加數(shù)，應(yīng)當(dāng)?shù)扔趦衾麧櫆p提取的盈余公積和分配股利。對(duì)不上就是有分錄串了科目，回頭查憑證比在報(bào)表上湊數(shù)快。

交接單據(jù)與年度歸檔

每月對(duì)賬完成后，出具一份月度財(cái)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)，內(nèi)容包括收入、成本、利潤、稅負(fù)、往來余額、異常事項(xiàng)。簡(jiǎn)報(bào)不用長，一頁紙夠用，企業(yè)主看的是趨勢(shì)和異常，不是科目余額表。

年度終了，把十二個(gè)月的憑證、報(bào)表、申報(bào)表、對(duì)賬單按順序裝訂歸檔。會(huì)計(jì)憑證的保存期限按規(guī)定執(zhí)行，保管期滿需要銷毀的，要經(jīng)過審批并編制清單?？蛻糁型靖鼡Q服務(wù)商的，檔案要完整移交，移交清單雙方簽字。

上海欽業(yè)商務(wù)服務(wù)有限公司的記賬流程里，票據(jù)交接單和月度對(duì)賬表是兩份固定表單，每月隨簡(jiǎn)報(bào)一起發(fā)給客戶。客戶手上有一份完整的月度記錄，年度審計(jì)或者稅務(wù)核查時(shí)取用方便，也不必臨時(shí)找會(huì)計(jì)要數(shù)。

客戶需要配合的三件事

票據(jù)按月送、銀行流水及時(shí)授權(quán)、異常票據(jù)當(dāng)月確認(rèn)，這三件事決定記賬的效率。客戶配合到位，會(huì)計(jì)的時(shí)間花在核算上；配合不到位，時(shí)間花在追票和對(duì)賬上，賬的質(zhì)量也會(huì)打折。

配合的方式可以約定：每月幾號(hào)前寄票、銀行授權(quán)開到哪一層、異常票據(jù)由誰對(duì)接，寫進(jìn)服務(wù)清單比口頭約定可靠；換了對(duì)接人，交接時(shí)按清單過一遍即可。

【免責(zé)聲明】：本文信息來源于公開信息，不構(gòu)成辦事建議，也不對(duì)辦理結(jié)果作出擔(dān)保；代理記賬與賬務(wù)處理事項(xiàng)的具體口徑，以主管機(jī)關(guān)現(xiàn)行規(guī)定、政策原文及窗口答復(fù)為準(zhǔn)。