一、基礎規(guī)則說明

1. 東帝汶非海牙公約國，中國香港離岸公司貿易文件不能直接使館認證，強制流程：中國香港總商會HKGCC 商事認證 → 外交部駐港公署加簽 → 東帝汶駐中國香港領事館領事認證（三段式雙認證）

2. 適用場景：貨物清關、進口清關結匯、當?shù)厍尻P繳稅、自由銷售、代理授權、產地證清關

3. 辦理渠道：全程中國香港本地代辦，無需法人赴港，內地寄資料即可一站式代辦

二、全套辦理流程（代辦標準步驟）

第一步：中國香港總商會 HKGCC 商事證明書（前置必備）

1. 需認證貿易文件（出口東帝汶常用）

商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同、轉口產地證 CO、自由銷售證書、授權委托書、提單、品質證書等

文件要求：正本、蓋中國香港公司小圓章 + 董事授權人親筆簽字；英文優(yōu)，中文需配套英文翻譯并蓋章

份數(shù)：一式 2 套（商會留存 1 套，認證 1 套用于后續(xù)公署 + 使館）

2. 配套主體資料（中國香港離岸公司）

1. 公司注冊證書 CI 復印件

2. 有效商業(yè)登記證 BR 復印件（未過期）

3. 新周年申報表 AR1/NAR1（證明公司正常存續(xù)）

4. 董事護照 / 身份證復印件

5. 代辦專用董事授權委托書（代理可提供模板）

6. HKGCC 官方認證申請表（代理代填）

3. 時效 & 收費

常規(guī)：2–3 個工作日；加急 1 個工作日

費用：按單份文件收取，多份合并可優(yōu)惠

第二步：外交部駐中國香港特派員公署加簽

商會認證完成后，全套文件遞交公署做外交確認，這是使館受理的強制前置環(huán)節(jié)中華人民共和國外交部駐中國香港特別行政區(qū)特派員公署

資料：商會認證完整整套文件、公司資質復印件、代辦委托書

時效：標準 4 個工作日，無特急件

商事文件統(tǒng)一規(guī)費：120 港幣 / 份（2026 現(xiàn)行標準）

第三步：東帝汶駐中國香港領事館領事認證（終清關效力）

使館硬性要求（極易退件，務必遵守）

1. 僅受理經(jīng)中國香港公署加簽完整文書，不直收商會單認證文件

2. 需提交《用途聲明書》：寫明文件用于東帝汶進口清關、貨物明細、進口商信息、代辦人證件簽字

3. 發(fā)票、產地證、裝箱單建議成套一并認證，分開遞交易駁回

4. 文字：全部貿易單據(jù)建議英文，無強制東帝汶語翻譯，但內容清晰完整

5. 收費政策：東帝汶領事認證免費，僅收取代辦服務費，使館無官費

6. 使館審理時效：固定 7 個工作日（不含寄遞、節(jié)假日）

整體總周期參考

常規(guī)全套：商會 3 天 + 公署 4 天 + 使館 7 天 + 兩地快遞 = 14–18 工作日

加急通道（商會加急）：壓縮至 10–12 工作日

三、代辦一站式材料清單（客戶僅需提供）

1. 待認證貿易文件正本 2 套（蓋章簽字、英文為佳）

2. 中國香港公司 CI、BR、新 AR1 掃描 / 復印件

3. 董事身份證件清晰掃描件

4. 填寫簡易委托表（公司名稱、貨物品名、東帝汶進口商、目的港口）

5. 內地寄件地址，代辦完成后寄回全套認證原件

四、高頻退件避坑要點

1. 文件涂改、手寫修改、章印模糊 → 直接拒收，需重新出具單據(jù)

2. 中國香港公司名稱、地址、BR 號，在發(fā)票 / 合同與 BR 證書不一致

3. 缺少新周年申報表，商會無法核驗公司存續(xù)

4. 跳過公署直接遞交東帝汶領館，不受理

5. 發(fā)票未標注完整買賣雙方信息、貨值、原產國（中國香港轉口標注 HONG KONG）

6. 缺少使館要求的用途聲明書

五、代辦服務包含內容

1. 模板代填：商會申請表、董事授權書、東帝汶使館用途聲明

2. 內地收資料→中國香港全程遞交、排隊、跟進審核

3. 材料預審，提前排查格式問題，降低退件風險

4. 三段流程同步進度反饋，提供辦理回執(zhí)

5. 認證完成后全套原件寄回內地，附完整辦理說明

6. 可配套代辦中國香港轉口產地證 CO（出口東帝汶清關剛需）