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紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

1.信息和載體的依附性

由于媒體和信息的統(tǒng)一，檔案信息化建設(shè)規(guī)范，形成了紙質(zhì)文件的特征——原始記錄。這種原始記錄不僅反映在檔案信息的原始真實(shí)性水平上，而且也反映在其存儲(chǔ)設(shè)備的原始附件上。在過(guò)去，信息和媒體是不可分割的，一旦信息和媒體整合，就很難分離它。

2.檔案信息的原始憑證

從其生產(chǎn)過(guò)程來(lái)看，紙質(zhì)文件是直接從當(dāng)時(shí)的應(yīng)用文件轉(zhuǎn)換而來(lái)的。它客觀地記錄了以前的歷史情況，具有令人信服的文件功能。借助檔案信息的媒介是由特定負(fù)責(zé)人在特定環(huán)境下制作的物理材料。

3.檔案與紙質(zhì)檔案共存階段的檔案保管對(duì)策

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蓋章位置

歸檔章一般應(yīng)用紅色印油加蓋在歸檔文件首頁(yè)上端居中的空白位置，使用鋼筆、藍(lán)黑墨水筆填寫(xiě)內(nèi)容，如果領(lǐng)導(dǎo)批示和或收文章占用上述位置，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，但以上端為宜。如果機(jī)關(guān)發(fā)文有簽發(fā)單的，或收文有文件處理單的，也可放在前面作為首頁(yè)，這樣可在其上加蓋歸檔章，以更好地保護(hù)文件正本的原始面貌。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，也可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)加蓋歸檔章。歸檔章盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。

3、按歸檔文件年度、保管期限和排列順序分別逐件編號(hào)。

以年度為界線，由全宗單位檔案室集中整理歸檔的，一個(gè)保管期限編一個(gè)大流水號(hào)；由全宗單位內(nèi)各部門(mén)分別整理歸檔的，每個(gè)部門(mén)內(nèi)按保管期限分別編三個(gè)小流水號(hào)。

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隨著檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)掃描，企業(yè)將檔案委托給集中管理機(jī)構(gòu)逐漸成為趨勢(shì)化。那么很多人會(huì)問(wèn)，將檔案委托給檔案集中管理機(jī)構(gòu)就一定好嗎？

要知道，檔案如果不選擇委托集中管理機(jī)構(gòu)，那勢(shì)必就是企業(yè)自行管理。很多人可能認(rèn)為，自己管理檔案在自己?jiǎn)挝?，檔案豈不是隨時(shí)想用就可以直接借閱。但實(shí)際上，真正實(shí)行操作起來(lái)還真不簡(jiǎn)單。首先要具備檔案管理資質(zhì)的單位才能自行管理檔案，而這一點(diǎn)就會(huì)將很多企業(yè)拒之門(mén)外。假設(shè)具有這個(gè)資質(zhì)，那還必須有的庫(kù)房以及檔案設(shè)施設(shè)備，的檔案從業(yè)人員，同時(shí)檔案的調(diào)進(jìn)調(diào)出也都有嚴(yán)格的手續(xù)要遵守。這一系類要求滿足下來(lái)，成本一計(jì)算，梧州檔案信息化建設(shè)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如交給檔案集中管理機(jī)構(gòu)劃算。

與之相反，檔案集中管理機(jī)構(gòu)會(huì)提供人事檔案管理服務(wù)。包含但不限于集中管理聘用制員工、已離職員工的人事檔案，協(xié)助單位接收擬招錄的高校畢業(yè)生人事檔案和辦理落戶手續(xù)，以及出具與人事檔案相關(guān)的各類證明等。

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