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分類指的是檔案歸類，檔案信息化建設(shè)流程，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機(jī)體系。

文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類，如：年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）三級(jí)分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級(jí)分類，如：年度—保管期限分類法。

照片、錄音i、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜，即照片、錄音i、錄像檔案按照問題或事由分類，汕頭檔案信息化建設(shè)，實(shí)物檔案按印i章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

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分析檔案和紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

(一)檔案資料的特征

1.檔案信息存儲(chǔ)多樣性

檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)設(shè)備主要包括硬盤、磁帶、光盤，尤其是光盤。由于信息存儲(chǔ)的高密度，文件信息的存儲(chǔ)非常豐富，因此“海量存儲(chǔ)”這種說法，遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)媒體所存儲(chǔ)的信息，這樣既節(jié)省了大量存儲(chǔ)紙質(zhì)文件所占用的空間，又優(yōu)化了各種文件存儲(chǔ)階段。

2.檔案信息生動(dòng)直觀

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成熟，檔案數(shù)據(jù)與多媒體數(shù)據(jù)的結(jié)合生動(dòng)地再現(xiàn)了歷史活動(dòng)，影響了紙質(zhì)檔案記錄數(shù)據(jù)的生動(dòng)地再現(xiàn)歷史活動(dòng)，然后影響紙質(zhì)檔案記錄數(shù)據(jù)的單一性，使信息圖、文本、聲音，如說明，全息再現(xiàn)人們的社會(huì)活動(dòng)。

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檔案和紙質(zhì)檔案共存

檔案和紙質(zhì)檔案的方式不同，但本質(zhì)上是相同的。它們是整理和存儲(chǔ)收集到的信息，并生成材料信息，以便于后續(xù)應(yīng)用。這兩種文件使用方式各有優(yōu)缺點(diǎn)。如果將檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)互利共贏，可以促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。

為了將紙質(zhì)檔案與檔案數(shù)據(jù)相結(jié)合，檔案工作經(jīng)理需要了解和掌握當(dāng)前檔案工作的發(fā)展模式，檔案信息化建設(shè)合作商，在現(xiàn)有檔案存儲(chǔ)模式的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，建立新的管理方法，制定科學(xué)的管理計(jì)劃。根據(jù)檔案工作的具體發(fā)展，改變檔案數(shù)據(jù)的管理機(jī)制，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。

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