當(dāng)郵件系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設(shè)中重要一環(huán)之后，人們對(duì)其提出了更高要求，因?yàn)槊课粏T工都可以 通過(guò)獲得唯一指定賬號(hào)來(lái)參與公司信息交流與分享及與外界聯(lián)系。假如對(duì)某個(gè)或某批賬號(hào)執(zhí)行操作，就等于間接對(duì)員工加強(qiáng)管理。下面我們就以業(yè)界內(nèi)品牌u- mail郵件服務(wù)器為例，談?wù)勅绾螌?shí)現(xiàn)對(duì)員工的管理。

管理員可以按照一家企業(yè)的組織架構(gòu)圖，在郵件系統(tǒng)后臺(tái)建立起對(duì)應(yīng)的關(guān)系（u-mail支持四 級(jí)管理體系，32級(jí)分支機(jī)構(gòu)），委任相關(guān)負(fù)責(zé)人分別擔(dān)任“域管理員”和“部門管理員”，將管理權(quán)限逐級(jí)分解，共同把關(guān)；同時(shí)可以根據(jù)需要建立不同的群組， 如“客戶群組”、“高管組”、“新員工組”等，建立這些有共同特征的組，有利于針對(duì)性的進(jìn)行郵件群發(fā)，或者群組分享提升辦公效率，或者對(duì)指定組執(zhí)行一些操 作……

一、郵件過(guò)濾

如下圖所示，在“內(nèi)容過(guò)濾器”對(duì)話框中，可以建立各種規(guī)則，根據(jù)郵件發(fā)送者、接收者、抄送對(duì) 象滿足某種條件或郵件主題、正文含有某些關(guān)鍵詞，右邊就執(zhí)行相關(guān)操作，或刪除、拒收拒發(fā)、或備份、或限制附件發(fā)送等等。公司可將一些違法違規(guī)的詞匯、客戶 資料、核心技術(shù)等設(shè)置為“敏感關(guān)鍵詞”，實(shí)施管控。u-mail郵件系統(tǒng)的監(jiān)控具有顯著特點(diǎn)：

1.能監(jiān)控公司所有員工的郵件通信，包括outlook和webmail，即使員工將郵件已經(jīng)刪除，仍然有備份。

2.能夠備份公司所有郵件，也可以按日期、部門、員工等條件進(jìn)行備份和還原。

3. 有動(dòng)態(tài)標(biāo)記功能，按照內(nèi)容關(guān)鍵字、郵件地址、標(biāo)題、郵件等條件，實(shí)時(shí)查找并標(biāo)志出所需郵件，而標(biāo)記條件則由公司、部門管理人員設(shè)定，可隨時(shí)修改，支持信件內(nèi)容全文檢索。

二、郵件審核

為了加強(qiáng)信息管控確保安全，u-mail郵件系統(tǒng)建立了審核制度，規(guī)定主審、副審雙重負(fù)責(zé)機(jī)制，如下圖所示，可以看到郵箱用戶列表，需要審核的帳號(hào)與正常使用的帳號(hào)分開(kāi)：

如下圖，可建立豐富的規(guī)則，來(lái)因人而宜的實(shí)施監(jiān)控。

三、修改密碼，分配大小，限定權(quán)限

作為郵件系統(tǒng)管理員，當(dāng)某位員工分配到唯一賬號(hào)時(shí)，可以在后臺(tái)查看其信息，限定其容量等，如下圖：

面對(duì)賬戶名稱為chuwei的員工，我們可以：

1.更改密碼；

2.限定其郵箱容量和網(wǎng)絡(luò)硬盤容量（對(duì)于業(yè)務(wù)等外聯(lián)客戶頻繁的部門，可適度放寬）；

3.設(shè)置其收發(fā)權(quán)限，允許它能夠分享到的企業(yè)通訊錄多少；

4.限制它是否可以在外網(wǎng)登陸？

四、郵件歸檔

郵件歸檔有幾個(gè)作用：

1.完整、全面保存企業(yè)不同發(fā)展的文件，相當(dāng)于一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案館；富有歷史紀(jì)念意義。

2. 根據(jù)需要對(duì)某些賬號(hào)往來(lái)郵件實(shí)時(shí)歸檔，可以有效監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)隱患。

3. 有備無(wú)患，一旦郵件被誤刪除，能及時(shí)恢復(fù)。

4. 可作為一定的法律依據(jù)，供查驗(yàn)。

五、實(shí)時(shí)后臺(tái)掌控收發(fā)情況

登陸u-mail超域管理后臺(tái)，能夠清晰查看到各項(xiàng)詳細(xì)的數(shù)據(jù)，有利于我們及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常，排除隱患，并采取應(yīng)急處理措施，如下圖所示：

以上所述只是u-mail郵件系統(tǒng)豐富功能的一小部分，目的在于給用戶介紹如何有效管理員工 賬號(hào)、控制信息的流入和外泄？事實(shí)上，u-mail郵件系統(tǒng)還有著豐富的api接口，且能根據(jù)客戶的需求，提供量身定制的解決方案，與各種辦公平臺(tái)和諧統(tǒng) 一集成，加強(qiáng)管理，提升辦公效率。