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不論召開何種會(huì)議,會(huì)議資料的管理一直是會(huì)議從準(zhǔn)備到召開再到結(jié)束當(dāng)中各個(gè)環(huán)節(jié)的重中之重。而在當(dāng)前的傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)議模式中,會(huì)議資料管理仍處在傳統(tǒng)的文檔管理方式的階段。在這種傳統(tǒng)的文檔管理方式下,每到召開一次常規(guī)會(huì)議時(shí),負(fù)責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備的人員都需要依據(jù)相關(guān)要求將會(huì)議資料打印出來(lái)并裝訂成冊(cè)再歸納好,到會(huì)時(shí)再將會(huì)議資料分發(fā)至各參會(huì)人員手中。
無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)特點(diǎn):
實(shí)用性和先進(jìn)性
采用先進(jìn)成熟的技術(shù),滿足舉行各類型會(huì)議和活動(dòng)的使用要求,并兼顧其它相關(guān)的管理要求,使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性,并能適應(yīng)未來(lái)發(fā)展的需要。
安全可靠性
保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行,無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備必須具有高可靠性,避免發(fā)生故障。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上,采用相關(guān)的中央控制系統(tǒng)技術(shù)提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段、故障監(jiān)控等技術(shù)措施,以提高整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠性。
靈活性和擴(kuò)展性
為適應(yīng)無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)技術(shù)和設(shè)備的不斷更新與發(fā)展,系統(tǒng)具有良好的靈活性和可擴(kuò)展性,能夠根據(jù)不同使用需要,兼容不斷更新設(shè)備及技術(shù)功能,方便擴(kuò)展。同時(shí)具備支持多種通信媒體、多種物理接口的能力,提供技術(shù)升級(jí)、設(shè)備更新的靈活性。
互連性
具備與多種影音、控制、會(huì)議系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)互連互通的特性,確保系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。
經(jīng)濟(jì)性
完成后的系統(tǒng)應(yīng)以較少的人員投入來(lái)維持運(yùn)轉(zhuǎn),提供系統(tǒng)的高效能與高效益。
可管理性
采用智能化可管理的設(shè)備、先進(jìn)的中央控制系統(tǒng)管理軟件,實(shí)現(xiàn)先進(jìn)的分布式管理。能夠?qū)崿F(xiàn)監(jiān)控、檢測(cè)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行情況,可以迅速確定系統(tǒng)故障,提高系統(tǒng)的運(yùn)行性能、可靠性,簡(jiǎn)化系統(tǒng)的維修工作,為系統(tǒng)的使用和管理提供必要的保障。
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