一、必須公證認(rèn)證的境外公司文件清單(缺一不可)
1. 主體資格類(lèi)(證明公司合法存在)
公司注冊(cè)證書(shū)(Certificate of Incorporation):證明公司合法成立。
商業(yè)登記證(中國(guó)香港公司)/ 存續(xù)證明(Certificate of GoodStanding):近6個(gè)月內(nèi)出具,證明公司正常運(yùn)營(yíng)、無(wú)注銷(xiāo) / 吊銷(xiāo)記錄。
董事名冊(cè)(Register of Directors):列明所有董事姓名、護(hù)照號(hào)、地址,與董事會(huì)決議簽字人一致。
股東名冊(cè)(Register of Members):列明股權(quán)結(jié)構(gòu)、持股比例(如適用)。
2. 決策授權(quán)類(lèi)(證明投資決策合法)
董事會(huì)決議(Board Resolution):
內(nèi)容:同意在上海設(shè)立外資公司、任命法定代表人 / 董事、授權(quán)簽字人。
要求:全體登記董事親筆簽署,公證員見(jiàn)證簽字過(guò)程。
授權(quán)委托書(shū)(Power of Attorney)(委托代辦時(shí)):明確代理權(quán)限、有效期、被授權(quán)人信息。
3. 資金實(shí)力類(lèi)(證明投資能力)
銀行資信證明(Bank Reference Letter):
由境外銀行出具,注明賬戶(hù)存續(xù)≥1年、資金實(shí)力。
建議金額≥10萬(wàn)美元,公證 + 認(rèn)證 / 海牙。
二、公證認(rèn)證流程要求(2026 上海一網(wǎng)通辦規(guī)則)
1. 認(rèn)證方式二選一(按國(guó)家 / 地區(qū))
海牙認(rèn)證(Apostille)(海牙成員國(guó) / 地區(qū):美、英、德、日、新、港、澳等)
流程:境外公證→ 海牙附加證明書(shū)(Apostille)
上海要求:直接上傳彩色掃描件,無(wú)需中國(guó)使領(lǐng)館認(rèn)證。
領(lǐng)事雙認(rèn)證(非海牙成員國(guó):俄、印、巴、部分中東 / 非洲國(guó)家)
流程:境外公證→ 所在國(guó)外交部認(rèn)證 → 中國(guó)駐該國(guó)使領(lǐng)館認(rèn)證
上海要求:上傳完整認(rèn)證頁(yè)掃描件,騎縫章必須完整覆蓋公證書(shū)+ 認(rèn)證頁(yè)。
2. 公證環(huán)節(jié)硬性要求
公證機(jī)構(gòu):必須由 ** 文件出具國(guó)當(dāng)?shù)睾戏üC機(jī)構(gòu) / 公證員(Notary Public)** 辦理。
公證內(nèi)容:證明文件真實(shí)性、簽字/ 蓋章屬實(shí)、副本與原件一致。
禁止:中國(guó)境內(nèi)公證處直接公證境外原始文件(僅可公證翻譯件)。
3. 認(rèn)證 / 海牙環(huán)節(jié)硬性要求
順序juedui不能錯(cuò):公證→ 外交部認(rèn)證(僅雙認(rèn)證) → 使領(lǐng)館認(rèn)證 / 海牙。
海牙認(rèn)證:附加證明書(shū)需有簽發(fā)機(jī)構(gòu)、日期、官員簽字、印章、Apostille編號(hào)。
領(lǐng)事雙認(rèn)證:使領(lǐng)館認(rèn)證頁(yè)需清晰、完整、無(wú)破損,騎縫章必須完整。
三、翻譯規(guī)范(上海工商 / 外資備案強(qiáng)制)
必須翻譯:所有外文文件需翻譯成標(biāo)準(zhǔn)中文。
翻譯機(jī)構(gòu):由正規(guī)翻譯公司出具,加蓋翻譯專(zhuān)用章。
內(nèi)容要求:逐字逐句準(zhǔn)確,關(guān)鍵信息(公司名、人名、金額、日期)完全一致。
格式要求:翻譯件與公證書(shū)加蓋騎縫章,標(biāo)注翻譯公司信息、譯者簽字、日期。
四、文件內(nèi)容與時(shí)效要求(Zui易踩坑)
1. 信息一致性(致命紅線(xiàn))
所有文件中的公司名稱(chēng)、董事姓名、護(hù)照號(hào)必須完全一致(含大小寫(xiě)、拼寫(xiě))。
董事會(huì)決議簽字人必須與董事名冊(cè)登記一致。
2. 時(shí)效性(嚴(yán)格執(zhí)行)
存續(xù)證明、資信證明、董事會(huì)決議必須是近6 個(gè)月內(nèi)出具。
公證認(rèn)證文件6個(gè)月內(nèi)有效,過(guò)期需重新辦理。
3. 完整性
提交時(shí)需上傳完整文件鏈:封面+ 公證頁(yè) + 原文 + 翻譯件 + 認(rèn)證 / 海牙頁(yè)。
不得缺頁(yè)、漏章、涂改。
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