2024年7月28日，越南審計署舉行儀式，正式啟用“無紙化會議”系統(tǒng)。該系統(tǒng)由總部位于河內的Base Enterprise股份有限公司（Base.vn）承建，旨在推動部門數(shù)字化轉型，實現(xiàn)會議流程的智能化管理。系統(tǒng)上線標志著越南機構在辦公自動化和行政改革方面邁出關鍵一步。

越南審計署署長陳定洪（Tran Dinh Hung）在啟動儀式上強調，推進數(shù)字化是落實黨和國家政策的重要舉措，而轉變會議組織方式——從紙質文件轉向數(shù)字環(huán)境，是實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的具體實踐。他指出，傳統(tǒng)會議中大量時間耗費在分發(fā)材料、記錄要點和整理紀要上，新系統(tǒng)將顯著減少這些低效環(huán)節(jié)，使工作人員能更專注于議題討論與決策質量提升。

系統(tǒng)核心功能基于人工智能技術，可自動錄制會議音頻，并實時轉換為越南語文本。系統(tǒng)具備智能摘要能力，能快速提煉會議重點內容，生成結構化紀要，并根據(jù)討論結果建議后續(xù)任務分工與責任人。這一功能在現(xiàn)有通用辦公平臺中尚屬少見，尤其適用于多部門協(xié)同、議題復雜的政務會議場景。此外，所有會議資料均存儲于加密云端，確保信息安全，支持跨部門共享與版本追溯。

據(jù)現(xiàn)場介紹，系統(tǒng)還集成了語音識別、自然語言處理與任務提醒模塊。例如，在會議過程中，系統(tǒng)可自動識別發(fā)言人并標注觀點歸屬；會后自動生成待辦事項清單，推送至相關責任人工作臺。這不僅減少了人工整理紀要的工作量，也避免了信息遺漏或責任不清的問題。一位參會官員表示：“過去一次會議要花兩小時寫紀要，現(xiàn)在系統(tǒng)10分鐘內就能輸出初稿，我們真正把精力放在了思考和交流上。”

越南審計署要求全體干部員工積極參與系統(tǒng)培訓，掌握其操作邏輯，尤其是智能功能的使用方法。署長陳定洪特別強調，系統(tǒng)成功落地的關鍵不在于技術本身，而在于人員思維模式的轉變——從被動接收文件轉向主動參與數(shù)字協(xié)作。未來，該系統(tǒng)將在各司局、處室及基層單位全面推廣，目標是實現(xiàn)全署會議全流程無紙化。

從行業(yè)應用角度看，該系統(tǒng)對電子政務、智慧辦公解決方案提供商具有重要參考價值。其采用的AI語音轉寫、自動摘要、任務生成等技術，已接近國內主流企業(yè)級會議系統(tǒng)水平，但更聚焦于內部流程優(yōu)化。對于中國從事政務信息化、會議管理軟件開發(fā)的企業(yè)而言，越南市場正逐步開放，本地化部署與定制服務需求上升。尤其值得關注的是，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)安全與權限控制的要求較高，符合越南《個人信息保護法》及數(shù)據(jù)管理規(guī)范。

對中國方而言，若計劃向越南出口類似辦公系統(tǒng)或提供技術服務，需重點關注以下幾點：一是系統(tǒng)兼容性，應支持越南語語音識別模型，而非僅依賴通用英文或中文模型；二是本地化服務能力，包括培訓交付、運維響應與故障處理機制；三是合規(guī)性，需滿足越南對數(shù)據(jù)主權、服務器位置和訪問權限的監(jiān)管要求。此外，系統(tǒng)雖未明確提及硬件配套，但實際運行依賴穩(wěn)定網(wǎng)絡與終端設備，建議在項目投標或方案設計中預留終端適配成本。