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編號：qp-行-001

版本：a版

發(fā)行日期：2008/02/06

文件控制程序

修訂：0次

生效日期：2008/02/06

共4頁

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1．目的

對與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。

2．范圍

適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

3．職責(zé)

3．1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊、程序文件。

3．2管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊、程序文件，批準(zhǔn)第三階文件。

3．3各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

3．4行政部負(fù)責(zé)對現(xiàn)有體系文件的定期評審。

3．5各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

4．程序

4．1文件分類

4．1．1公司的文件及資料分為:

(第一階)質(zhì)量手冊（代碼：qm）

(第二階)程序文件（代碼：qp）

(第三階)作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)類（代碼：qb）

(第四階)記錄表單（代碼：qr）

注：本公司第三階質(zhì)量管理體系文件分為兩類：

a）部門文件：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）；外來資料。

b）其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同編制的質(zhì)量計(jì)劃或其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。

4．2文件的編號

4．2．1第一、二、三階質(zhì)量管理體系文件的編號

—

—

分類代碼部門代碼流水號

a部門代碼分為：

管――管理層 行――行政部業(yè)――業(yè)務(wù)部

生――生產(chǎn)部 品――品管部工――工程部 倉――倉庫

b流水號為同類別單位發(fā)行的流水號001－999；

c三階文件中的工藝資料、圖紙、外來資料的編號執(zhí)行4．2．2、4．2．3條款規(guī)定。

4．2．2工藝資料、圖紙等的編號為：“客戶代碼――流水號”的方式執(zhí)行。

4．2．3外來資料（除圖紙外）原則上以原有編號管理，若無編號，由行政部按“w――流水號”進(jìn)行編號管理。

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編號：qp-行-001

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4．6文件的保存、作廢與銷毀

4．6．1文件的保存

a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；

b）各部門文件由本部門資料員保管。行政部每季度對各部門文件保管情況進(jìn)行檢查；

c）對受控文件，各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《受控文件一覽表》。每三個月應(yīng)將清單副本報行政部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知行政部；

d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

4．6．2文件的作廢與銷毀

a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋藍(lán)色“作廢文件”印章，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；

b）由于某種原因需保留的任何已作廢的文件，應(yīng)加蓋藍(lán)色“作廢保留”印章標(biāo)識；

c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀/保留申請表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由行政部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

4．6．3文件的借閱、復(fù)制

借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱/復(fù)制記錄表》，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人員登記編號。

4．7外來文件的控制

4．7．1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并加蓋紅色“外來文件”章，管理類文件由管理者代表批準(zhǔn)，技術(shù)類文件由品管部經(jīng)理批準(zhǔn)并控制分發(fā)以確保其有效。

4．7．2工程部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、的Zui新版本，統(tǒng)一編號、加蓋紅色“外來文件”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。

4．7．3各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入部門《受控文件一覽表》，并報行政部備案，由行政部統(tǒng)計(jì)于《外來文件一覽表》。

4．8文件分發(fā)號

各部門分發(fā)號規(guī)定如下：

總經(jīng)理01管理者代表 02行政部 03

生產(chǎn)部04業(yè)務(wù)部 05品管部 06

工程部07倉庫 08認(rèn)證機(jī)構(gòu) 09

如文件需按受控方式發(fā)往外部，分發(fā)號則依次用“10、11……”進(jìn)行分發(fā)，為區(qū)分某部門領(lǐng)兩份或以上數(shù)量的相同文件，在發(fā)放時分發(fā)號應(yīng)在尾部加“—01、—02、……”進(jìn)行，如行政部領(lǐng)兩份質(zhì)量手冊，則文件分發(fā)號分別按“03-01、03-02”進(jìn)行。

4．9由行政部定期（每季度一次）組織各部門負(fù)責(zé)人對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進(jìn)行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.4條款規(guī)定。

4．10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

4．11作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。