總經(jīng)理要求秘書安排次日上午9點開一個會議。這件事情中，什么是任務(wù)？什么是結(jié)果？通知所有參會的人員，然后秘書自己也參加會議，這是“任務(wù)”。但我們想要的結(jié)果是什么呢？

     下面是一至九段秘書的不同做法。

     一段秘書的做法：發(fā)通知—用電子郵件或在黑板上發(fā)個會議通知，然后準(zhǔn)備相關(guān)會議用品，并參加會議。

     二段秘書的做法：抓落實—發(fā)通知之后，再打一通電話與參會的人確認(rèn)，確保每個人被及時通知到。

     三段秘書的做法：重檢查—發(fā)通知，落實到人后，第二天在會前30分鐘提醒與會者參會，確認(rèn)有沒有變動，對臨時有急事不能參加會議的人，立即匯報給總經(jīng)理，保證總會衣了解缺席情況，出給總經(jīng)理確定制度的人是否必須參加會議留下時間。

     四段秘書的做法：勤準(zhǔn)備—發(fā)通知，落實到人，會前通知，去測試可能用到的投影、電腦等工具是否工作正常，并在會議室門中貼上小條：此會議室明天幾點到幾點有會議。

     五段秘書的做法：細(xì)準(zhǔn)備—發(fā)通知，落實到人，會前通知，也測試了設(shè)備，還先了解這個會議的性質(zhì)是什么，總裁的議題是什么，然后給與會者發(fā)過去與這個議題相關(guān)的資料，供他們參考（領(lǐng)導(dǎo)通常都是很健忘的，否則就不會經(jīng)常為過去一些已經(jīng)決定了的事、或者記不清的事爭吵）

     六段秘書的做法：做記錄—發(fā)通知，落實到人，會前通知，測試了設(shè)備，也提供了相關(guān)會議資料，還在會議過程中詳細(xì)做好會議記錄（在得到允許的情況下，做一個錄音備份）。

     七段秘書的做法：發(fā)記錄—會后整理好會議記錄給總經(jīng)理，然后請示總經(jīng)理是否給與會人員或其他人員。

     八段秘書的做法：定責(zé)任—將會議上確定的各項任務(wù)，一對一地落實到相關(guān)責(zé)任人，然后經(jīng)當(dāng)事人確認(rèn)后，形成書面?zhèn)渫?，交給總經(jīng)理與當(dāng)事人一人一份，并定期跟蹤各項任務(wù)的完成情況，并及時匯報總經(jīng)理。

     九段秘書的做法：做流程—把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“會議流程”，讓任何一個秘書都可以根據(jù)這個流程，把會議服務(wù)的結(jié)果做到九段，形成不依賴于任何人的會議服務(wù)體系！      

      從九個不同段位秘書的工作方法可以看出，由于對結(jié)果的追求程度不同，秘書的工作內(nèi)容也發(fā)生了很大變化。