邀請(qǐng)媒體到場(chǎng)之前，前提是一定要有詳細(xì)的媒體計(jì)劃表，這樣才能進(jìn)入到以下流程。

一、正式與媒體記者對(duì)接

      首先，你自己要搞清楚你邀請(qǐng)媒體到現(xiàn)場(chǎng)是為了做什么？包括邀請(qǐng)的媒體組成部分（主流媒體、視頻媒體、紙媒還是電媒？還是KOL或網(wǎng)紅），這里就需要做一份邀約媒體的詳細(xì)名單，然后一一取得聯(lián)系確認(rèn)，一般來(lái)說(shuō)，除非關(guān)系夠硬或活動(dòng)本身有足夠吸睛的地方，媒體才會(huì)選擇到場(chǎng)。所以較難邀約的媒體機(jī)構(gòu)可以外包給專業(yè)的媒介公司來(lái)負(fù)責(zé)（尤其是媒體數(shù)量較多的情況下采用此方法），計(jì)劃好媒體的數(shù)量，活動(dòng)的預(yù)算，Zui終的傳播效果，媒體公關(guān)公司就能妥善幫您把事情辦好了。

二、確認(rèn)媒體記者現(xiàn)場(chǎng)事務(wù)

       落實(shí)邀約到場(chǎng)的媒體所做的工作有哪些？例如：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)造勢(shì)，新品重點(diǎn)拍攝，采訪領(lǐng)導(dǎo)講話，那么，就需要一份比較詳細(xì)的采訪前的提綱，以及活動(dòng)的背景介紹。

三、安排出行日程

       確認(rèn)媒體和事務(wù)后，就需要向到場(chǎng)的媒體發(fā)送邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)函也分為這幾種形式（紙質(zhì)邀請(qǐng)函，和信封形似、電子邀請(qǐng)函、DIY邀請(qǐng)函），在邀請(qǐng)函內(nèi)需要注明的是，媒體到場(chǎng)的時(shí)間和地點(diǎn)，要到分鐘和活動(dòng)地點(diǎn)的具體樓層。同時(shí)，如果媒體是從異地趕到現(xiàn)場(chǎng)的，需要再注明交通出行方案，并且是否會(huì)有專車負(fù)責(zé)接送等問題要落實(shí)到文字上，包括住宿接待。

四、現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接

      活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，會(huì)有媒體記者的獨(dú)立簽到處，并且還需要禮儀接待，負(fù)責(zé)指引媒體進(jìn)入會(huì)場(chǎng)坐席，如現(xiàn)場(chǎng)有產(chǎn)品體驗(yàn)區(qū)和采訪環(huán)節(jié)，也需要安排妥當(dāng)?；顒?dòng)結(jié)束后，也需要確認(rèn)媒體的返程時(shí)間和再次表示感謝之類的話。

五、跟進(jìn)發(fā)稿情況

       一般在活動(dòng)開始前，或活動(dòng)當(dāng)天主辦方就需要提供1-3份不同類型的新聞通稿給到媒體手中，活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片經(jīng)過(guò)精修處理后也要立刻給到媒體。在發(fā)稿的環(huán)節(jié)，也會(huì)遇到媒體拒稿或?qū)徍瞬煌ㄟ^(guò)時(shí)，所以，一定要提前備好補(bǔ)充媒體名單。

六、保持良好互動(dòng)

       媒體關(guān)系需要靠人情和多維度的關(guān)系網(wǎng)組成的，并非是純粹的商業(yè)合作關(guān)系或利益沖突關(guān)系，所以，需要借助社交工具和媒體保持良好的溝通關(guān)系尤為重要，逢年過(guò)節(jié)代表公司送送禮品和賀卡之類的也很重要。必要時(shí)可以組建一個(gè)服務(wù)于公司的媒體溝通群。
 

       廣州布馬文化傳播有限公司自2009年成立至今，旗下布馬媒體邀約部門堅(jiān)持做好媒體宣傳服務(wù)這件事，打造媒體邀約、媒體發(fā)布、明星經(jīng)紀(jì)等一站式活動(dòng)傳播，為企業(yè)提供定制媒體宣傳服務(wù)。